🎯 Objectifs pédagogiques
- Maîtriser le processus complet de facturation (devis → bon de commande → bon de livraison → facture).
- Connaître les mentions obligatoires d'une facture française (article L441-9 du Code de commerce).
- Mettre en œuvre une procédure de recouvrement amiable puis contentieux.
- Découvrir les fonctions clés de Sage 100 Compta pour la facturation client.
- Animer une démarche de prospection et fidéliser le portefeuille clients PME.
- Préparer le dossier U41 de l'épreuve E4 (coefficient 3).
1. Cartographie du processus commercial PME
Le processus de vente d'une PME française se décompose en 7 étapes traçables et documentées. L'assistant(e) GPME pilote chaque étape via le logiciel de gestion (Sage 100, Cegid, EBP, Ciel) et garantit la conformité juridique et fiscale.
| Étape | Document | Statut juridique | Délai conservation |
|---|
| 1. Prospection | Fiche prospect / CRM | RGPD : base légale intérêt légitime | 3 ans |
| 2. Devis | Devis daté et signé | Offre commerciale, engage la PME | 10 ans (contrat) |
| 3. Bon de commande | BC client signé | Formalise l'accord | 10 ans |
| 4. Bon de livraison | BL signé client | Preuve de livraison | 10 ans |
| 5. Facture | Facture numérotée chronologique | Pièce comptable obligatoire | 10 ans (CGI art. L102B) |
| 6. Encaissement | Relevé bancaire + lettrage | Justifie comptes 411 | 10 ans |
| 7. SAV / fidélisation | Enquête satisfaction, NPS | RGPD : consentement explicite | 3 ans après dernier contact |
2. La facture conforme : mentions obligatoires
2.1 Mentions légales imposées par l'article L441-9 du Code de commerce
Toute facture émise par une PME française doit comporter 13 mentions obligatoires sous peine d'amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale (article L441-12 modifié par la loi PACTE 2019).
- Date d'émission de la facture.
- Numéro de facture (séquence chronologique unique).
- Date de la vente ou de la prestation de service.
- Identité du vendeur : raison sociale, adresse, SIREN/SIRET, forme juridique, capital social, RCS ville.
- Identité du client : nom/raison sociale, adresse, n° TVA intracommunautaire si applicable.
- Numéro du bon de commande s'il existe.
- Désignation et décompte des produits/services (quantité, prix unitaire HT).
- Prix catalogue et taux de TVA applicable (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %).
- Réductions de prix (remises, rabais, ristournes).
- Somme totale HT, TVA, TTC.
- Date d'échéance du paiement.
- Taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement (40 € minimum).
- Mentions spéciales : auto-liquidation, exonération, franchise en base.
Source officielle : mentions obligatoires détaillées sur economie.gouv.fr et entreprendre.service-public.fr.
2.2 Facturation électronique obligatoire à partir du 1er septembre 2026
La réforme de la facturation électronique (ordonnance n° 2021-1190) impose à toutes les PME assujetties à la TVA :
- 1er septembre 2026 : réception obligatoire pour toutes les entreprises.
- 1er septembre 2026 : émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI.
- 1er septembre 2027 : émission obligatoire pour les PME et TPE.
Les factures devront transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée auprès de la DGFiP, ou par le Portail Public de Facturation (Chorus Pro pour les marchés publics).
3. Recouvrement des créances clients
3.1 ✏️ Procédure de recouvrement amiable (3 étapes)
- Relance préventive (J-7) : email ou SMS courtois rappelant l'échéance imminente.
- 1re relance (J+8) : email standardisé évoquant l'oubli probable, joindre la facture.
- 2e relance (J+21) : courrier recommandé avec AR mentionnant les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 €.
- Mise en demeure (J+45) : LRAR formelle mentionnant la procédure contentieuse à venir, signée du dirigeant.
3.2 Recouvrement contentieux
| Procédure | Seuil | Délai | Coût |
|---|
| Injonction de payer | Aucun (entre pro) | 1 à 3 mois | 35 € + huissier |
| Référé provision | Créance non contestable | 1 mois | Avocat + huissier |
| Assignation au fond | Créance contestée | 6 à 18 mois | 3 000 à 8 000 € |
4. Sage 100 Compta : prise en main pour la facturation
4.1 Architecture du logiciel
Sage 100 Compta est le logiciel de référence des PME françaises (plus de 60 % de parts de marché PME 10-50 salariés). Il s'articule autour de modules :
- Comptabilité générale : plan comptable général PCG, écritures, lettrage, rapprochement bancaire.
- Gestion commerciale : devis, BC, BL, factures, CRM client.
- Trésorerie : prévisionnel, suivi banques, encaissements/décaissements.
- Paie et RH (module séparé Sage Paie & RH).
4.2 Workflow facturation Sage
- Menu Ventes → Devis : créer le devis, sélectionner le client (compte 411), ajouter les articles.
- Convertir le devis en Bon de commande à validation du client.
- Générer le Bon de livraison à l'expédition (déstockage automatique compte 31x).
- Générer la Facture : imputation comptable automatique (411 client / 707 ventes / 44571 TVA collectée).
- Suivi de l'encaissement : pointer le règlement reçu (banque 512 / 411 client).
💡 Bonnes pratiques Sage 100 en PME
- Utiliser des codes journaux distincts : VTE (ventes), ACH (achats), BNQ (banque), OD (opérations diverses).
- Lancer un lettrage hebdomadaire des comptes 411 et 401 pour identifier les impayés et factures non comptabilisées.
- Programmer la sauvegarde automatique quotidienne du dossier comptable (cloud Sage Drive ou disque externe chiffré).
- Activer le FEC (Fichier des Écritures Comptables) obligatoire pour tout contrôle fiscal (article L47 A LPF).
5. Prospection commerciale en PME
5.1 Les canaux de prospection BtoB
- LinkedIn Sales Navigator : ciblage par fonction, secteur, taille — outil n°1 du commercial PME.
- Salons professionnels et chambres consulaires (CCI, CMA).
- Phoning avec script CROC (Contact, Raison d'appel, Objectif, Conclusion).
- Emailing via Brevo, Mailjet, HubSpot — respecter le RGPD (opt-in).
- Recommandation et réseau d'apporteurs d'affaires.
5.2 Pilotage commercial : tableau de bord
| KPI | Formule | Cible PME B2B |
|---|
| Taux de transformation devis → commande | Nb commandes / Nb devis | 25 % à 40 % |
| Panier moyen | CA / Nb commandes | Variable selon secteur |
| DSO (Days Sales Outstanding) | (Créances clients / CA TTC) × 365 | ≤ 45 jours |
| Taux d'impayés | Créances irrécouvrables / CA TTC | < 1 % |
⚠️ Pièges à éviter
- Émettre une facture sans SIREN / SIRET visible : amende de 15 € par mention manquante.
- Numéroter les factures en doublon ou avec rupture de séquence : rejet en contrôle fiscal.
- Oublier les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € (obligatoire entre professionnels).
- Stocker des données clients sans registre de traitements RGPD à jour (sanctions CNIL jusqu'à 4 % du CA).
- Confondre remise (négociée), rabais (défaut produit) et ristourne (récompense fidélité) dans l'imputation comptable.
6. Préparer le dossier U41 (épreuve E4)
L'épreuve U41 Gestion de la relation clients est évaluée en CCF. Le candidat présente un dossier de 10 à 15 pages issu de son stage en PME et défend oralement (30 minutes) devant un jury composé d'un professeur d'économie-gestion et d'un professionnel.
Structure type d'un dossier U41 :
1) Présentation de la PME (raison sociale, secteur, organigramme) — 2 pages.
2) Contexte de la situation professionnelle vécue — 1 page.
3) Description chronologique des actions menées — 5 à 7 pages.
4) Bilan critique et préconisations — 2 pages.
5) Annexes (devis, factures anonymisées, captures écran Sage) — 4 à 6 pages.
6. Facturation électronique : la révolution 2026-2027
La réforme française de la facturation électronique B2B, instaurée par l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 et précisée par les lois de finances successives, transforme en profondeur le quotidien de l'assistant(e) GPME. Elle vise un triple objectif : réduire la fraude TVA (estimée à 15 Md€/an par la Cour des comptes), simplifier les obligations déclaratives et améliorer la compétitivité par la dématérialisation.
6.1 Calendrier officiel d'entrée en vigueur
| Date | Obligation | Entreprises concernées |
|---|
| 1er septembre 2026 | RÉCEPTION obligatoire (entrants) | Toutes (TPE, PME, ETI, GE) |
| 1er septembre 2026 | ÉMISSION obligatoire (sortants) | Grandes entreprises et ETI |
| 1er septembre 2027 | ÉMISSION obligatoire (sortants) | PME et TPE (microentreprises incluses) |
Le Portail Public de Facturation (PPF), opéré par la DGFiP via la plateforme Chorus Pro, sert de hub central. Les entreprises peuvent passer par ce portail gratuit ou par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée (Generix, Sage Network, Cegid Notos, Yooz, Pennylane, Esker, Tenor, Iopole).
6.2 Formats électroniques acceptés
- Factur-X (norme franco-allemande) : PDF lisible + XML embarqué — format hybride privilégié pour les PME.
- UBL 2.1 (Universal Business Language) : XML pur, standard ONU/OASIS.
- CII (Cross Industry Invoice) : XML pur, norme ISO 19845.
- EDIFACT : EDI traditionnel pour grandes structures industrielles (encore toléré transitoirement).
Chorus Pro reste obligatoire depuis 2017 pour les factures émises aux pouvoirs publics (collectivités locales, hôpitaux, administrations centrales). En 2026, Chorus Pro fusionne progressivement avec le PPF.
7. Loi Anti-Fraude TVA et certification NF525
La loi de finances 2016 (article 88), complétée par l'article 286-I-3° bis du CGI, impose à toute entreprise assujettie à la TVA et utilisant un logiciel de caisse ou de comptabilité (Sage Compta, EBP, Cegid Loop, Ciel) d'utiliser un logiciel conforme — certifié par un organisme accrédité (LNE, Infocert, AFNOR) — répondant aux 4 conditions ICRC :
- Inviolabilité : impossibilité d'altérer les enregistrements de vente après validation.
- Sécurisation : signature électronique et horodatage de chaque opération.
- Conservation : archivage 6 ans + clôture journalière, mensuelle et annuelle.
- Archivage : génération du Fichier des Écritures Comptables (FEC) au format normé (article A47 A-1 du LPF) en cas de contrôle fiscal.
Sanction : amende fiscale de 7 500 € par logiciel non conforme + obligation de mise en conformité sous 60 jours (article 1770 duodecies du CGI). Les certifications majeures du marché : NF525 (Infocert) et certification éditeur sur attestation individuelle.
8. Mentions obligatoires sur facture (article L441-9 Code de commerce) — Détail intégral
Les 15 mentions OBLIGATOIRES à cocher systématiquement
- Identité émetteur : raison sociale, forme juridique (SARL, SAS, EURL...), capital social, adresse siège.
- SIREN/SIRET à 14 chiffres (établissement émetteur).
- Numéro de TVA intracommunautaire (FR + 11 chiffres) si entreprise assujettie.
- Numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) + ville d'immatriculation, ou RM pour les artisans.
- Identité client : raison sociale ou nom, adresse de facturation, n° TVA intracommunautaire si professionnel UE.
- Numéro de facture : séquentiel et continu, sans rupture (un manque = anomalie de TVA).
- Date d'émission de la facture.
- Date de livraison ou d'exécution de la prestation (si différente de l'émission).
- Désignation détaillée de chaque produit ou service (référence, quantité, unité de mesure).
- Prix unitaire HT, total HT par ligne.
- Taux de TVA applicable (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %) et montant TVA par taux.
- Total HT, total TVA, total TTC en chiffres et en lettres si > 8 000 €.
- Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé (« escompte 2 % pour règlement comptant »).
- Date de règlement + pénalités de retard (taux = 3× taux légal — soit 12-15 % selon période).
- Indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (décret 2012-1115) en cas de retard pour transactions B2B.
Sanctions absence de mention : amende fiscale de 15 € par mention manquante, plafonnée à 25 % du montant de la facture (article 1737-II du CGI). Multiplication par le nombre de factures pour les contrôles fiscaux longs (3 à 6 ans).
9. Recouvrement — Procédure pas à pas (cas pratique CHRONO+)
Cas pratique : PMK (PME 28 salariés, secteur BTP) face à un client de 12 000 € échu depuis 75 jours
Phase amiable (gratuite, à privilégier)
- J+8 après échéance : 1ère relance écrite (mail + lettre simple) — ton courtois, rappel de l'échéance, copie de la facture.
- J+21 : 2ème relance par téléphone + mail — proposer un échéancier de paiement, identifier le motif (litige, trésorerie).
- J+35 : 3ème relance LRAR avec MEMD (Mise En Demeure de payer) — référence à L441-10, mention des 40 € forfaitaires + pénalités.
Phase contentieuse
- Procédure simplifiée de recouvrement (loi Macron 2015, art. L125-1 CPCE) pour créances ≤ 5 000 € : via huissier, formulaire CERFA, accord du débiteur ou titre exécutoire en 1 mois.
- Injonction de payer (articles 1405 à 1425 CPC) : requête écrite déposée au greffe du tribunal de commerce (créances commerciales) ou tribunal judiciaire (autres). Coût : 35,21 € de timbre fiscal + frais d'huissier. Délai moyen : 3-6 mois.
- Référé-provision (art. 873 CPC) : pour créance non sérieusement contestable, audience sous 15 jours, ordonnance exécutoire de droit.
- Assignation au fond : si litige sur le bien-fondé, procédure complète (3-18 mois).
Solution alternative : l'affacturage — Cession des créances à un factor (BNP Paribas Factor, Eurofactor / Crédit Agricole Leasing & Factoring, Bibby Factor) qui avance jusqu'à 95 % du montant TTC sous 24-48h. Commission 0,15 à 0,3 % du CA cédé + agios financiers (Euribor 3M + marge 1,5 à 2,5 %). Solution coûteuse mais qui sécurise la trésorerie et externalise le recouvrement.
10. Calcul du DSO et balance âgée (aging balance)
Indicateur clé : Days Sales Outstanding
Formule : DSO = (Encours créances clients TTC / Chiffre d'affaires TTC sur la période) × Nombre de jours de la période
Exemple PMK : Créances clients = 240 000 € TTC, CA TTC mensuel = 180 000 €
DSO = (240 000 / 180 000) × 30 = 40 jours — performance acceptable.
Benchmarks sectoriels (source AFDCC 2024) :
- BTP : 75-90 jours (très long, sous-traitance lourde).
- Industrie : 50-65 jours.
- Services aux entreprises : 45-60 jours.
- Commerce B2B : 30-50 jours.
- E-commerce B2C : 0-7 jours (paiement immédiat).
Balance âgée (aging balance)
Tableau ventilant l'encours client par tranche d'antériorité :
| Tranche | Montant TTC | % encours | Risque |
|---|
| Non échu | 120 000 € | 50 % | Faible |
| 1-30 jours | 60 000 € | 25 % | Faible |
| 31-60 jours | 36 000 € | 15 % | Modéré (relance) |
| 61-90 jours | 18 000 € | 7,5 % | Élevé (MEMD) |
| > 90 jours | 6 000 € | 2,5 % | Critique (contentieux + provision) |
Au-delà de 90 jours, l'expert-comptable provisionne en compte 491 « Provisions pour dépréciation des comptes clients » (50 à 100 % selon le risque).
11. Dossier client : pièces obligatoires à conserver
- CGV (Conditions Générales de Vente) signées par le client — base juridique de la relation commerciale, prévalent en cas de conflit avec CGA acheteur si acceptées (article L441-1 Code de commerce).
- Contrat-cadre annuel (volume, prix unitaires, conditions logistiques) pour les clients récurrents.
- Devis signé avec mentions « Bon pour accord » (valeur contractuelle, art. 1126 Code civil).
- Bon de commande (BC) du client.
- Bon de livraison (BL) signé par le client à réception.
- Facture conforme L441-9.
- Avoir en cas de réclamation justifiée (note de crédit numérotée).
- Preuves de relances : copies mails, AR LRAR, comptes-rendus d'appels.
Durée de conservation légale : 10 ans pour les pièces comptables (art. L123-22 Code de commerce) et fiscales (art. L102 B du LPF).
12. Synthèse
- Processus commercial PME : 7 étapes traçables du prospect au SAV.
- Facture conforme : 13 mentions obligatoires (article L441-9 Code de commerce).
- Recouvrement : amiable (3 relances) puis contentieux (injonction de payer, référé).
- Sage 100 Compta : logiciel n°1 des PME (60 % de parts de marché).
- Pilotage : KPI clés DSO ≤ 45j, taux impayés < 1 %, taux de transformation devis → commande 25-40 %.
- Dossier U41 (E4 coef 3) : situation professionnelle réelle, 10-15 pages, oral 30 min.
