Introduction — anatomie d'un document long

Un mémoire de master compte typiquement 80-120 pages, une thèse 250-400, un rapport d'audit corporate 50-200, un manuel technique 500-1500. Sans les outils avancés de Word, gérer la cohérence de pagination, de numérotation des chapitres et de références devient un cauchemar. Cette leçon vous donne les techniques utilisées par les chercheurs, juristes et auteurs professionnels.

« La table des matières est créée à partir des styles de titre appliqués dans le document. Word recherche les styles Titre 1, Titre 2, etc., et utilise leur texte pour générer les entrées. » — Microsoft Support — Insérer une TOC

1. Sections et sauts de section

Une section est un bloc indépendant ayant ses propres en-têtes, pieds, marges, orientation et numérotation. Indispensable pour mixer portrait/paysage, ou avoir « Page 1, 2, 3 » dans l'intro et « 1.1, 1.2 » dans le corps.

Insertion : Onglet Mise en page → Sauts → Sauts de section. Pour voir les sauts : Ctrl+Maj+8.

2. Table des matières (TOC)

2.1 Préparation

Avant d'insérer une TOC, appliquez systématiquement les styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 à toutes les têtes de chapitre/section/sous-section. Sans styles → TOC vide.

2.2 Insertion

1. Placez le curseur après la page de garde (page 2 ou 3)
2. Références → Table des matières → choisir « Table automatique 1 » ou « Table des matières personnalisée »
3. Pour personnaliser : Référence → TOC personnalisée → définir Niveaux affichés (3 par défaut), Caractère de suite (points), Aligner les numéros à droite : oui

2.3 Mise à jour

Après ajout/modification du document : clic droit sur la TOC → Mettre à jour les champs → « Mettre à jour toute la table » (pas seulement les numéros). Raccourci global : sélectionner tout (Ctrl+A) puis F9.

3. Références croisées et légendes

Une légende (Caption) numérote automatiquement Figure 1, Figure 2, Tableau 1, Équation 1...

1. Sélectionnez l'objet (image, tableau, formule)
2. Références → Insérer une légende
3. Étiquette : Figure / Tableau / Équation (créez-en de nouvelles si besoin : « Schéma », « Photographie »)
4. Position : sous la sélection (figures) ou au-dessus (tableaux — convention scientifique)

Pour citer une figure dans le texte : Références → Renvoi → Type : Figure → Insérer la référence à : Numéro et étiquette uniquement. Le renvoi est dynamique : si vous insérez une nouvelle Figure 3 entre Figure 2 et Figure 3, toutes les références sont renumérotées au prochain F9.

4. Notes de bas de page et notes de fin

Format des notes : Références → flèche en bas à droite du groupe Notes → choisir 1, 2, 3 / i, ii, iii / a, b, c / *, †, ‡ / continuer / recommencer à chaque section.

5. Création d'un index

Un index alphabétique en fin d'ouvrage liste les concepts avec leurs pages. Procédure :

1. Sélectionnez le mot ou groupe de mots à indexer
2. Références → Marquer une entrée (raccourci Alt+Maj+X)
3. Entrée principale : automatiquement remplie. Sous-entrée : optionnelle (« Bureautique → Word »)
4. Options : Page courante / Renvoi (« Voir : … ») / Étendue de pages avec signet
5. Marquer ou Marquer tout (toutes occurrences)
6. À la fin : Références → Insérer l'index → choisir Indenté ou Continu, nombre de colonnes (2 ou 3), format

6. En-têtes et pieds différenciés par section

1. Double-cliquez dans la zone d'en-tête : ruban « Outils En-tête et pied de page » apparaît
2. Sur chaque saut de section, le bouton « Lier au précédent » est activé par défaut. Cliquez-le pour le DÉSACTIVER si vous voulez un en-tête différent.
3. Cochez « Première page différente » pour omettre l'en-tête de la page de chapitre
4. Cochez « Pages paires et impaires différentes » pour un livre relié

7. Pagination avancée

Insertion → Numéro de page → Format des numéros : Format de nombre, démarrage. « Inclure le numéro de chapitre » donne 1-1, 1-2, 2-1 (utile pour manuels techniques) : nécessite que les titres de chapitre utilisent un style avec liste numérotée multi-niveaux.

Synthèse — Points-clés à retenir

• Les sections isolent les paramètres de mise en page (en-têtes, pagination, orientation)
• La TOC se génère depuis les styles Titre 1/2/3 et se met à jour avec F9
• Les légendes automatisent la numérotation des Figures, Tableaux, Équations
• Les renvois sont dynamiques : ils suivent l'objet référencé
• Notes de bas de page : Alt+Ctrl+F ; notes de fin : Alt+Ctrl+D
• L'index s'alimente par Alt+Maj+X puis se génère en fin de document
• Toujours désactiver « Lier au précédent » pour différencier les en-têtes par section

Pour aller plus loin

• Microsoft Support — Créer une TOC
• Microsoft Support — Notes de bas de page et notes de fin
• Microsoft Learn — Module Références